शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट कैसे बनाएं?

क्या आप SharePoint Online में दस्तावेज़ों को संग्रहीत और व्यवस्थित करने का कोई प्रभावी तरीका ढूंढ रहे हैं? दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट सेट करना SharePoint में शुरुआत करने का एक शानदार तरीका है, क्योंकि यह फ़ाइलों को संग्रहीत और प्रबंधित करने का एक अनुकूलित और उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीका प्रदान करता है। इस गाइड में, हम आपको दिखाएंगे कि SharePoint Online में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट कैसे बनाएं ताकि आप अपनी दस्तावेज़ लाइब्रेरी से अधिकतम लाभ उठा सकें।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाना:

• शेयरपॉइंट ऑनलाइन पर जाएं और 'नया' बटन पर क्लिक करें।
• टेम्प्लेट की सूची से 'दस्तावेज़ लाइब्रेरी' चुनें।
• लाइब्रेरी का नाम दर्ज करें.
• कोई भी प्रासंगिक कॉलम जोड़ें.
• रिबन से 'उन्नत' विकल्प चुनें।
• टेम्पलेट के लिए यूआरएल दर्ज करें और 'ओके' पर क्लिक करें।
• टेम्पलेट सहेजें.

सबसे अच्छा ओपेरा एक्सटेंशन

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट कैसे बनाएं?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि सभी दस्तावेज़ एक ही स्थान पर संग्रहीत हैं और व्यवस्थित रखे गए हैं। एक टेम्प्लेट बनाकर, आप एकाधिक दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ के लिए समान प्रारूप और सेटिंग्स का आसानी से पुन: उपयोग कर सकते हैं। यह प्रक्रिया सरल और सीधी है, और इसे मिनटों में किया जा सकता है।

चरण 1: अपने SharePoint ऑनलाइन खाते तक पहुँचें

SharePoint Online में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाने के लिए, आपके पास पहले एक SharePoint Online खाता होना चाहिए। आप माइक्रोसॉफ्ट की वेबसाइट पर जाकर आसानी से फ्री में अकाउंट बना सकते हैं। एक बार जब आप एक खाता बना लेते हैं, तो आप अपने खाते तक पहुंच सकेंगे और अपनी दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाना और प्रबंधित करना शुरू कर सकेंगे।

चरण 2: एक नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाएं

एक बार जब आप अपने SharePoint ऑनलाइन खाते में लॉग इन कर लेते हैं, तो आपको एक नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाने की आवश्यकता होगी। यह पृष्ठ के ऊपरी-दाएँ कोने में बनाएँ बटन पर क्लिक करके किया जा सकता है। आपको दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए एक नाम दर्ज करने के लिए कहा जाएगा, और यदि आप चाहें तो आप एक टेम्पलेट भी चुन सकते हैं। एक बार जब आप एक नाम दर्ज कर लेते हैं और एक टेम्पलेट चुन लेते हैं, तो दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाने के लिए क्रिएट बटन पर क्लिक करें।

चरण 3: दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें

एक बार जब आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी बना लेते हैं, तो आपको सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी। आप बाईं ओर के मेनू में सेटिंग विकल्प पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यहां से, आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी की सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होंगे, जैसे डिफ़ॉल्ट सामग्री प्रकार, डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर संरचना और अन्य विकल्प।

चरण 4: एक टेम्पलेट बनाएं

एक बार जब आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो आप एक टेम्पलेट बनाने में सक्षम होंगे। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें। यहां से, आप उस दस्तावेज़ लाइब्रेरी का चयन कर पाएंगे जिसके लिए आप एक टेम्पलेट बनाना चाहते हैं, और फिर टेम्पलेट बनाएं बटन पर क्लिक करें। आपको टेम्पलेट के लिए एक नाम दर्ज करने के लिए कहा जाएगा, और फिर आप टेम्पलेट बनाने के लिए क्रिएट बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

चरण 5: टेम्पलेट को दस्तावेज़ लाइब्रेरी में असाइन करें

एक बार जब आप टेम्पलेट बना लेते हैं, तो आपको इसे दस्तावेज़ लाइब्रेरी में असाइन करना होगा। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें, और फिर उस टेम्प्लेट पर क्लिक करें जिसे आप असाइन करना चाहते हैं। फिर आप असाइन करें बटन पर क्लिक करके टेम्पलेट को दस्तावेज़ लाइब्रेरी में असाइन करने में सक्षम होंगे।

चरण 6: टेम्पलेट का परीक्षण करें

एक बार जब आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी को टेम्पलेट सौंप देते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए इसका परीक्षण करना होगा कि यह सही ढंग से काम कर रहा है। आप टेम्पलेट का उपयोग करके एक नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाकर और फिर दस्तावेज़ लाइब्रेरी की सेटिंग्स और सुविधाओं का परीक्षण करके ऐसा कर सकते हैं। यदि टेम्प्लेट सही ढंग से काम कर रहा है, तो आप इसे अन्य दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ के लिए उपयोग करना जारी रख सकते हैं।

चरण 7: टेम्पलेट प्रकाशित करें

एक बार जब आप टेम्पलेट का परीक्षण कर लेंगे, तो आपको इसे प्रकाशित करना होगा ताकि अन्य उपयोगकर्ता उस तक पहुंच सकें। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें, और फिर उस टेम्प्लेट पर क्लिक करें जिसे आप प्रकाशित करना चाहते हैं। फिर आप टेम्पलेट प्रकाशित करने के लिए प्रकाशित बटन पर क्लिक कर सकेंगे।

चरण 8: टेम्पलेट साझा करें

एक बार जब आप टेम्पलेट प्रकाशित कर लेंगे, तो आपको इसे अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना होगा। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें और फिर उस टेम्प्लेट पर क्लिक करें जिसे आप साझा करना चाहते हैं। फिर आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ टेम्पलेट साझा करने के लिए शेयर बटन पर क्लिक कर पाएंगे।

चरण 9: टेम्पलेट प्रबंधित करें

एक बार जब आप टेम्पलेट साझा कर लेते हैं, तो आपको इसे प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें, और फिर उस टेम्प्लेट पर क्लिक करें जिसे आप प्रबंधित करना चाहते हैं। फिर आप टेम्पलेट को प्रबंधित करने और अपने लिए आवश्यक कोई भी बदलाव या अपडेट करने के लिए मैनेज बटन पर क्लिक करने में सक्षम होंगे।

चरण 10: टेम्पलेट के उपयोग की निगरानी करें

एक बार जब आप टेम्पलेट साझा और प्रबंधित कर लेते हैं, तो आपको इसके उपयोग की निगरानी करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर के मेनू में टेम्प्लेट विकल्प पर क्लिक करें, और फिर उस टेम्प्लेट पर क्लिक करें जिसे आप मॉनिटर करना चाहते हैं। फिर आप टेम्प्लेट के उपयोग की निगरानी करने और यह कितनी बार उपयोग किया जा रहा है यह ट्रैक करने के लिए मॉनिटर बटन पर क्लिक करने में सक्षम होंगे।

संबंधित अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी क्या है?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी एक ही स्थान पर संग्रहीत फ़ाइलों का एक संग्रह है। यह दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और साझा करने का एक कुशल तरीका है। दस्तावेज़ अपलोड, संपादित और अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा किए जा सकते हैं। दस्तावेज़ लाइब्रेरी सहयोग और बड़ी मात्रा में डेटा के प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं।

दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए सेटिंग्स और विकल्पों का एक पूर्व-निर्धारित सेट है। यह आपको प्रत्येक सेटिंग को व्यक्तिगत रूप से कॉन्फ़िगर किए बिना, जल्दी से एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाने की अनुमति देता है।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट कैसे बनाएं?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाने के लिए, आपको सबसे पहले एक नई लाइब्रेरी बनानी होगी। ऐसा करने के लिए, लाइब्रेरीज़ टैब पर क्लिक करें और नई लाइब्रेरी चुनें। फिर आपसे लाइब्रेरी के लिए एक नाम दर्ज करने और एक टेम्पलेट चुनने के लिए कहा जाएगा। एक बार जब आप एक टेम्पलेट चुन लेते हैं, तो लाइब्रेरी बनाने के लिए Create पर क्लिक करें।

फिर आप कॉलम जोड़कर, अनुमतियाँ सेट करके और अन्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करके लाइब्रेरी को अनुकूलित कर सकते हैं। एक बार जब आप लाइब्रेरी को कस्टमाइज़ करना समाप्त कर लें, तो टेम्पलेट के रूप में सहेजें बटन पर क्लिक करें। फिर आपसे टेम्पलेट को एक नाम और विवरण देने के लिए कहा जाएगा। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप टेम्पलेट को सहेज सकते हैं और जब भी आपको आवश्यकता हो नई लाइब्रेरी बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट का उपयोग करने के क्या लाभ हैं?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट का उपयोग करने से नई लाइब्रेरी बनाते समय आपका समय और प्रयास बच सकता है। प्रत्येक लाइब्रेरी को शुरू से सेट करने के बजाय, आप बस टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं और अपनी आवश्यक सभी सेटिंग्स के साथ तुरंत एक नई लाइब्रेरी बना सकते हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी हो सकता है जब आपको समान सेटिंग्स के साथ एकाधिक लाइब्रेरी बनाने की आवश्यकता हो।

इसके अलावा, टेम्पलेट का उपयोग करने से आपको अपने पुस्तकालयों में एकरूपता बनाए रखने में मदद मिल सकती है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी पुस्तकालयों में समान सेटिंग्स और विकल्प हैं, जिससे उन्हें प्रबंधित करना और उपयोग करना आसान हो जाता है।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाने के चरण क्या हैं?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाना एक सीधी प्रक्रिया है। सबसे पहले, आपको एक नई लाइब्रेरी बनानी होगी और एक टेम्पलेट चुनना होगा। एक बार जब आप यह कर लेते हैं, तो आप कॉलम जोड़कर, अनुमतियाँ सेट करके और अन्य सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करके लाइब्रेरी को अनुकूलित कर सकते हैं। अंत में, आप लाइब्रेरी को एक टेम्पलेट के रूप में सहेज सकते हैं।

फिर आप टेम्पलेट को एक नाम और विवरण दे सकते हैं, और इसे भविष्य में उपयोग के लिए सहेज सकते हैं। इस टेम्पलेट का उपयोग समान सेटिंग्स और विकल्पों के साथ शीघ्रता से नई लाइब्रेरी बनाने के लिए किया जा सकता है।

क्या Sharepoint Online में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट का उपयोग करने की कोई सीमाएँ हैं?

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट का उपयोग करना समान सेटिंग्स के साथ जल्दी से नई लाइब्रेरी बनाने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है। हालाँकि, जागरूक होने के लिए कुछ सीमाएँ हैं।

एक के लिए, टेम्प्लेट सभी प्रकार के पुस्तकालयों के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको जटिल अनुमतियों या सेटिंग्स के साथ लाइब्रेरी बनाने की आवश्यकता है, तो टेम्पलेट उन्हें समायोजित करने में सक्षम नहीं हो सकता है। इसके अलावा, टेम्प्लेट शेयरपॉइंट ऑनलाइन में नई सुविधाओं या अपडेट को समायोजित करने में सक्षम नहीं हो सकता है। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे अद्यतित हैं, अपने टेम्प्लेट की नियमित रूप से समीक्षा करना और उन्हें अपडेट करना महत्वपूर्ण है।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाना आपके दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और आसानी से पहुंच योग्य रखने का एक शानदार तरीका है। शेयरपॉइंट के सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस और पालन करने में आसान निर्देशों की सहायता से, आप जल्दी से एक टेम्पलेट बना सकते हैं जो आपके सभी दस्तावेज़ों को आसानी से संग्रहीत, साझा और प्रबंधित करने में आपकी सहायता करेगा। चाहे आपको प्रोजेक्ट फ़ाइलों, ग्राहक डेटा, या कंपनी रिकॉर्ड पर नज़र रखने की आवश्यकता हो, आपके दस्तावेज़ व्यवस्थित रहें यह सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट बनाने के लिए शेयरपॉइंट ऑनलाइन एक आदर्श उपकरण है।